Ramowy plan organizacji pracy członków prezydium (2017-2021)
* Spotkanie członków prezydium, w każdy pierwszy wtorek miesiąca, o godzinie 13.00, w siedzibie Stowarzyszenia.
* Zarząd zbiera się 2 razy w roku (wymóg statutowy).
* Członkowie prezydium podejmują się czynnie (w miarę możliwości) uczestniczyć w zebraniach i uroczystościach:
a) wręczania dyplomów absolwentom kończącym studia (na zaproszenia dziekanów);
b) inauguracjach pierwszych lat studiów (na zaproszenia dziekanów);
c) spotkaniach koleżeńskich absolwentów określonych roczników (na zaproszenia organizatorów);
d) w spotkaniach organizowanych przez Kluby, w zależności od okoliczności – pożądanej obecności członka (ów) prezydium (na zaproszenie zarządu Klubów);
e) uroczystości 3 Maja (składania kwiatów) pod Kolumną Orła Białego (na zaproszenie wojewody);
f) Święta Niepodległości – 11 Listopada (na zaproszenie wojewody);
g) zapalenia zniczy pod pomnikiem „Ofiar Katyńskich” w Kortowie;
h) zapalenie zniczy lub złożenie kwiatów pod tablicą poświęconą pamięci, m.in. studentów WSR solidaryzujących się z powstańcami węgierskimi w 1956 r. (tragiczne wydarzenia). Organizuje starosta powiatu olsztyńskiego i Towarzystwo Polsko-Węgierskie (na zaproszenia).
i) współuczestniczeniu w przekazywaniu studentom władzy, przez JM Rektora, na Kortowiadzie.
Koordynację udziału delegacji zarządu Stowarzyszenia w uroczystościach (pkt. e, g i h) powierza się członkowi zarządu dr. Januszowi Lorenzowi.
*Zastępcy prezesa (m.in.) kierują (organizacją) 4 wydziałów: ds. „seniorów”, ds. „środowiska kortowskiego”, ds. „Klubów i młodzieży szkół średnich” i ds. „Public relation”.
*Księgowość Stowarzyszenia na zlecenie (umowa o dzieło) prowadzi osoba mająca kwalifikacje księgowej.
Funkcje członków prezydium zarządu:
Prof. dr hab. Andrzej Faruga – prezes – koordynuje całość pracy zarządu Stowarzyszenia.
Dr inż. Bolesław Pilarek – I zastępca prezesa:
* organizuje, prowadzi i nadzoruje „Wydział ds. seniorów”, w tym sprawy dotyczące koleżeńskich spotkań absolwentów określonych roczników i udziału w nich członków prezydium, itp.;
* podejmuje działanie organizacyjne spotkań absolwentów, którzy osiągnęli znaczące sukcesy ze studentami starszych lat;
* wspiera Klub „Ziemia Warmińska” w zakresie prac związanych z dokończeniem urządzenia III etapu „Promenady Absolwentów” – m.in. usytuowania „Róży wiatrów” (z okazji 70-lecia uczelni – 2020 r.);
*współorganizuje współpracę (Uczelnia-Fundacja-Stowarzyszenie), w zakresie organizowania (przez Fundację) kursów specjalistycznych dla studentów.
Prof. dr hab. Józef Tworkowski – wiceprezes:
* organizuje, prowadzi i nadzoruje „Wydział ds. środowiska kortowskiego”, szczególnie w zakresie współpracy z prodziekanami ds. studenckich, w tym m.in. spotkań z absolwentami studiów I stopnia i organizacji praktyk studenckich u absolwentów członków Stowarzyszenia;
*współpracuje z zarządem Fundacji w zakresie kształcenia studentów zmierzających do uzyskania uprawnień do prowadzenia specjalistycznych maszyn rolniczych i traktorów;
Prof. dr hab. Janusz Heller – wiceprezes:
*organizuje, prowadzi i nadzoruje pracę „Wydziału ds. Klubów i młodzieży szkół średnich”;
*na bieżąco współpracuje z kierownictwem Uczelni i Wydziałów) w zakresie realizacji celów i planów Stowarzyszenia, zwłaszcza tych, gdzie cele te spotykają się z tymi, które są w centrum zainteresowania prorektorów ds. studenckich i promocji uczelni (np. prof. Jerzym Przyborowskim), np. wspólnie z Fundacją, organizuje konkurs Stowarzyszenia na prace dyplomowe, początkowo z zakresu nauk rolniczych, zootechnicznych czy ekonomicznych. Opracuje regulaminy i propozycje tych wyróżnień (publikacje w „5 plus X”, nagrody, dyplomy, itp.”), w zależności od możliwości finansowych organizatorów;
- wspólnie z zarządami Klubów organizuje spotkania z maturzystami (promocja uczelni).
Mgr Lech Kryszałowicz – wiceprezes:
* prowadzi „Wydział Public relation” – promując Stowarzyszenie, działalność Klubów i absolwentów;
* prowadzi w Internecie „Galerię” osób wyróżnionych przez Stowarzyszenie Statuetką „Primus Inter Pares” oraz absolwentów wyróżniających się w działalności zawodowej czy naukowej;
* w uzgodnieniu z redaktorem naczelnym „5 plus X” prowadzi w czasopiśmie stałą rubrykę „Z życia studentów UWM”, przede wszystkim autorstwa studentów, np. dziennikarstwa czy samorządu studenckiego, także wywiady z kierownictwem uczelni, a następnie sukcesywnie z prodziekanami ds. studenckich;
* podejmuje kolejne próby współpracy z Towarzystwem Miłośników Olsztyna i Samorządem Studenckim;
* prowadzi profil Stowarzyszenia Absolwentów na Facebook’u.
Mgr inż. Jan Skamarski – sekretarz:
* prowadzi dokumentację dotyczącą protokołów z posiedzeń zarządu i prezydium, wpisanych do księgi protokołów (wymóg statutowy). Podpisują sekretarz i prezes. Dotyczy też uchwał tych organów; ewidencjonuje przyjmowanie i skreślanie członków zwyczajnych;
* dba o druk i wręczanie legitymacji nowo przyjętym członkom(2 razy w roku);
* prowadzi ewidencję przyznanych Złotych Odznak „Zasłużony dla Stowarzyszenia” oraz wyróżnień statuetką „Primus Inter Pares”;
* dokumentuje frekwencję na zebraniach zarządu i prezydium;
* dokumentuje sprawy dotyczące Klubów;
* współpracuje z p. mgr Agnieszką Szulich (skarbnikiem) w zakresie weryfikacji deklaracji członkowskich i ewidencji członków oraz kolportażu „5 plus X”.
Mgr Agnieszka Szulich – skarbnik
* ewidencjonuje na bieżąco opłacanie składek członkowskich. Wspólnie z sekretarzem, raz w roku, członkom zalegającym 2 lata ze składkami wysyła przypomnienia (I i II) o potrzebie uregulowania składki;
* opracowuje (aktualizuje) i wdraża stosowny blankiet na wpłaty składek, odpowiadający wymogom banku (poczty), także dotyczący wpłat drogą elektroniczną;
* od strony formalno-finansowej podpisuje faktury (zlecenia, umowy). Akceptuje merytorycznie prezes lub zastępca, wzgl. sekretarz;
* odpowiada za poprawność zapisów i sprawozdań finansowych Stowarzyszenia;
* składa sprawozdanie finansowe przewidziane przez prawo fiskalne (Ministra Finansów) i roczne Stowarzyszenia;
* co kwartał informuje prezesa o stanie finansów Stowarzyszenia (wpływy, wydatki).
Z uwagi na posiadane kwalifikacje księgowej, prowadzi odpłatnie (umowa o dzieło) księgowość finansową Stowarzyszenia.
Ramowy plan pracy zarządu na okres: maj-grudzień 2017 r.:
- przygotowanie organizacyjno-merytoryczne pracy 4 wydziałów Stowarzyszenia;
- organizacja „Dnia Absolwenta”;
- organizacja koncertu „Muzyka wokalna w ratuszu” – realizacja grantu UM;
- organizacja 4-5 wystaw (obrazy, zdjęcia) w bibliotece przez Klub „Olsztyńscy Cieszynianie” – kurator – prezes mgr M. Bentkowska;
- udział w Jubileuszu Wydziału Nauk Weterynaryjnych;
- współdziałanie z Fundacją w zakresie organizacji zjazdów absolwentów (określonych roczników);
- organizacja zebrania zarządu we wrześniu i w grudniu 2017 r. (przygotowanie planu pracy na 2018 r.);
- powołanie członków Rady Fundacji (7 osób) na 4-letnią kadencję od 14.12.2017 do 14.12.2021 r.
