Instrukcja Archiwalna

Zmień rozmiar tekstu

Załącznik do Zarządzenia Nr 48/2011
Rektora UWM w Olsztynie
z dnia 29 lipca 2011 r.

 

INSTRUKCJA ARCHIWALNA

UNIWERSYTETU WARMIŃSKO-MAZURSKIEGO W OLSZTYNIE

 

Rozdział 1

Przepisy ogólne

 

§ 1

Instrukcja archiwalna reguluje postępowanie w Archiwum Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, zwanego dalej Archiwum z dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

§ 2

1.    Dokumentacja przekazywana i przechowywana w Archiwum musi być zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych.
2.    Podstawą kwalifikacji archiwalnej są wykazy akt obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.
3.    Dyrektor Archiwum Państwowego w Olsztynie może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji.

§ 3

1.    W systemie kancelaryjnym tradycyjnym dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych, w szczególności w celu:
1)    sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji do przekazania do Archiwum, ich przesyłania, jak i środków ewidencyjnych dokumentacji przechowywanej
w Archiwum,
2)    prowadzenia ewidencji dokumentacji w Archiwum,
3)    prowadzenia ewidencji udostępniania dokumentacji,
4)    sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
5)    prowadzenia ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza
 w magazynach Archiwum,
6)    informowania o dokumentacji przechowywanej w Archiwum.
2.    Narzędzia informatyczne mogą być stosowane zamiast dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli dane w postaci elektronicznej są zabezpieczone przed:
1)    wprowadzeniem zmian przez osoby nieupoważnione,
2)    utratą przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danym, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane.

§ 4

1.    Organizacja i zadania Archiwum określone są w Regulaminie organizacyjnym Archiwum Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, stanowiącym załącznik nr 1 do Instrukcji archiwalnej.
2.    Organem opiniodawczym Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego  w Olsztynie, zwanego dalej Uniwersytetem, jest Rada Archiwalna, której Regulamin stanowi załącznik nr 2 do Instrukcji archiwalnej.

Rozdział 2

Przejmowanie dokumentacji do Archiwum

 

§ 5

1.    Przejęcie dokumentacji przez Archiwum oznacza uznanie jej za dokumentację Archiwum.
2.    Jednostki organizacyjne przekazują dokumentację do Archiwum według ustalonego
 z kierownikiem Archiwum terminarza.

 

§ 6

1.    Przekazanie dokumentacji do Archiwum odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, stanowiącego załącznik nr 3 do Instrukcji archiwalnej, zawierającego co najmniej następujące elementy:
1)    dla całego spisu:
a)    nazwę podmiotu i jednostki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
b)    imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,
c)    imię, nazwisko i podpis kierownika jednostki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
d)    imię, nazwisko i podpis kierownika Archiwum przyjmującego dokumentację,
e)    datę przekazania spisu,
2)    dla każdej pozycji spisu:
a)    liczbę porządkową,
b)    część znaku sprawy, to jest oznaczenie jednostki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt (znak teczki),
c)    tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji
 o rodzaju dokumentacji (na przykład pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki) występującej w teczce,
d)    rok założenia teczki aktowej,
e)    rok najwcześniejszego pisma w teczce, jeżeli nie jest tożsamy z rokiem założenia teczki aktowej,
f)    rok najpóźniejszego pisma w teczce,
g)    liczbę tomów jednej teczki aktowej przekazanych w ramach danej pozycji spisu,
h)    oznaczenie kategorii archiwalnej,
i)    datę brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
j)    miejsce przechowywania akt w Archiwum.

2.    Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych i odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej.
3.    Spis zdawczo-odbiorczy jest sporządzany na nośniku papierowym albo w postaci elektronicznej.
4.    Spis zdawczo-odbiorczy w postaci elektronicznej sporządza się w przypadku posiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2.
5.    Przekazanie spisu zdawczo-odbiorczego w postaci elektronicznej następuje:
1)    w systemie teleinformatycznym Archiwum, jeśli system ten posiada taką funkcję, albo
2)    na oznaczonym w sposób jednoznaczny informatycznym nośniku danych.
6.    Spis zdawczo-odbiorczy na nośniku papierowym sporządza się w 3 egzemplarzach
 w przypadku nieposiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2.
7.    Oprócz spisów na nośniku papierowym, o których mowa w ust. 6, Archiwum może wymagać przekazania także dokumentu elektronicznego, który służył do przygotowania ich wydruku. Spis taki stanowi jedynie materiał pomocniczy i nie może być uznawany za dane, o których mowa w § 3 ust. 2.

§ 7

1.    Dokumentacja spraw zakończonych przejmowana do Archiwum powinna być uporządkowana według § 20 Instrukcji kancelaryjnej przez prowadzących sprawy lub wyznaczonego w danej jednostce organizacyjnej pracownika.
2.    Dziekanaty przekazują do Archiwum kompletne roczniki absolwentów po dwóch pełnych latach od obrony danego rocznika.

§ 8

1.    Kierownik Archiwum może odmówić przejęcia dokumentacji, jeżeli:
1)    dokumentacja nie została uporządkowana w sposób określony w § 20 Instrukcji kancelaryjnej,
2)    spisy zdawczo-odbiorcze zawierają braki lub błędy,
3)    dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.
2.    O powodach odmowy przejęcia dokumentacji kierownik Archiwum powiadamia kierownika jednostki organizacyjnej przekazującej akta.
3.    W uzasadnionych przypadkach (np. nagłej likwidacji jednostki organizacyjnej) kierownik Archiwum może przejąć materiały do Archiwum w stanie nieuporządkowanym, jednakże na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego lub protokołu przejęcia.

Rozdział 3

Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji

oraz prowadzenie jej ewidencji

 

§ 9

Po przejęciu dokumentacji, w przypadku gdy Archiwum nie dysponuje narzędziami,
 o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2, archiwista kolejno:
1)    pozostawia w jednostce organizacyjnej podpisany przez siebie pierwszy egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego,
2)     rejestruje spis zdawczo-odbiorczy w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, stanowiącym załącznik nr 4 do Instrukcji archiwalnej, zawierającym co najmniej następujące elementy:
a)    liczbę porządkową stanowiącą kolejny numer spisu zdawczo-odbiorczego,
b)    datę przejęcia dokumentacji przez Archiwum,
c)    nazwę Uniwersytetu i jednostki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
d)    nazwę Uniwersytetu i jednostki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła lub zgromadziła,
e)    liczbę pozycji w spisie,
f)    liczbę teczek lub tomów teczek w spisie,
3)    nanosi w prawym górnym rogu na spis zdawczo-odbiorczy numer tego spisu wynikający z wykazu spisów,
4)    nanosi w lewym dolnym rogu sygnaturę archiwalną, czyli numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez liczbę porządkową pozycji teczki w spisie, na każdą teczkę aktową, przy czym, gdy teczka dzieli się na tomy, nanosi identyczną sygnaturę archiwalną na każdy tom teczki, a jeżeli teczki włożono do pudła, to na pudło nanosi skrajne sygnatury teczek aktowych umieszczonych w pudle,
5)    dla każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo-odbiorczego przyporządkowuje informację o aktualnym miejscu przechowywania przekazanej dokumentacji
w Archiwum,
6)    odkłada egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego do odpowiednich zbiorów, o których mowa w § 10.

§ 10

1.    Archiwum prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych:
1)    zbiór pierwszy na drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych,
2)    zbiór drugi na trzecie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie według jednostek organizacyjnych przekazujących dokumentację.
2.    Przepisów ust. 1 pkt 2 nie stosuje się, jeżeli Archiwum posiada narzędzia informatyczne, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2.

§ 11

1.    Nie rzadziej niż raz na pięć lat dokonuje się przeglądu informatycznych nośników danych przechowywanych w Archiwum i wykonuje ich kopie bezpieczeństwa.
2.    Kopie powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie
w przypadku niemożności odczytania zapisu na informatycznym nośniku danych, na którym pierwotnie zapisano dokumentację elektroniczną.

§ 12

1.    Dokumentację układa się w sposób zapewniający jej ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca w Archiwum.
2.    Dokumentacja zgromadzona w Archiwum jest poddawana okresowemu przeglądowi
w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe.
3.    W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w Archiwum, włamania do pomieszczeń magazynowych, ich zalania lub zniszczenia w inny sposób kierownik Archiwum powiadamia Rektora lub Kanclerza Uniwersytetu.

Rozdział 4

Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w Archiwum

 

§ 13

1.    Skontrum dokumentacji polega na:
1)    porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji w Archiwum,
2)    stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami w środkach ewidencyjnych
a stanem faktycznym dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych braków.
2.    Skontrum przeprowadza, na polecenie Rektora Uniwersytetu, komisja składająca się z co najmniej dwóch członków.
3.    Liczbę członków komisji skontrowej oraz jej skład osobowy ustala Rektor Uniwersytetu.
4.    Z przeprowadzonego skontrum komisja sporządza protokół, który powinien zawierać co najmniej:
1)    spis nieodnalezionej dokumentacji i wnioski w tej sprawie,
2)    spisy dokumentacji, która nie była ujęta w środkach ewidencyjnych, a była przechowywana w Archiwum,
3)    podpisy członków komisji.

Rozdział 5

Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w Archiwum

 

§ 14

1.    Archiwum udostępnia dokumentację przechowywaną w swoich zasobach dla celów służbowych, naukowo-badawczych, urzędowych oraz w interesie osób prywatnych.
2.    Dokumentację udostępnia się na miejscu w czytelni Archiwum. Na zewnątrz dokumentację udostępnia się w sytuacjach określonych w ust. 3 i 4 niniejszego paragrafu.
3.    Dokumentacja na zewnątrz Archiwum może być wypożyczana na okres 1 miesiąca
w celach służbowych przez jednostki organizacyjne Uniwersytetu.
4.    Wypożyczenie akt poza Uniwersytet może nastąpić każdorazowo za zgodą Rektora Uniwersytetu na pisemny wniosek instytucji zainteresowanej (np. sądu, prokuratury, policji). Należy zawsze określić datę ich powrotu do Uniwersytetu.

 

§ 15

1.    Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w Archiwum odbywa się na podstawie wniosku na formularzu stanowiącym załącznik nr 5 do Instrukcji archiwalnej, zawierającego co najmniej:
1)    datę,
2)    nazwę wnioskującego,
3)    wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, przez zamieszczenie we wniosku co najmniej:
a)    informacji o nazwie jednostki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła
 i zgromadziła lub przekazała,
b)    dat skrajnych dokumentacji,
4)    informację o sposobie udostępnienia,
5)    imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie.
2.    Udostępnienie dokumentacji pracownikom Uniwersytetu może nastąpić za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do Archiwum i za zgodą pracownika Archiwum.
3.    Uzasadnić cel wypożyczenia dokumentacji muszą wszystkie osoby spoza Uniwersytetu
 a także pracownicy i studenci (doktoranci) Uniwersytetu, którzy zamierzają wykorzystać akta do celów naukowych (załącznik nr 6 do Instrukcji archiwalnej).
4.    Do udostępnienia dokumentacji do celów naukowych pracownikom, studentom, doktorantom Uniwersytetu i osobom spoza uczelni wymagana jest zgoda kierownika Archiwum.
5.    Udostępnienie dokumentacji archiwalnej osobom spoza Uniwersytetu (z wyłączeniem dokumentacji wypożyczanej do celów naukowych) może nastąpić za zezwoleniem Rektora Uniwersytetu.
6.    Udostępnienie materiałów archiwalnych o charakterze osobistym może nastąpić za zgodą danej osoby (bliskiej rodziny) lub Rektora Uniwersytetu.
7.    Archiwista odnotowuje każde udostępnienie dokumentacji z podaniem daty udostępnienia, a w przypadku jej wypożyczenia poza Archiwum - także daty zwrotu.

§ 16

1. Prace dyplomowe udostępnia kierownik Archiwum na pisemny uzasadniony wniosek (załącznik nr 7 do Instrukcji archiwalnej) na niżej określonych zasadach:
1)    prace dyplomowe, których obrona odbyła się przed 1 stycznia 2001 r. są udostępniane:
a) osobom nie posiadającym przynajmniej tytułu naukowego doktora za zgodą autora pracy lub promotora, pod kierunkiem którego korzystający pisze pracę,
b) osobom posiadającym przynajmniej tytuł doktora bez dodatkowej zgody,
2)    prace dyplomowe, których obrona odbyła się po 1 stycznia 2001 r. są udostępniane dodatkowo za zgodą autora.
2. Do jednego tematu badawczego, korzystający może wypożyczyć najwyżej 3 prace dyplomowe.

§ 17

1.    Archiwum sporządza odbitki kserograficzne i skany (z wyjątkiem prac dyplomowych
i materiałów o charakterze osobistym).
2.    Archiwum udostępnia materiały do celów wystawowych.
3.    W miejsce wyjętych materiałów archiwista wkłada zakładkę, na której podana jest sygnatura wypożyczonych akt, data i numer karty (wniosku) udostępnienia.

 

§ 18

1.    Nie wypożycza się poza lokal Archiwum dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia oraz środków ewidencyjnych Archiwum.
2.    Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej dokumentacji.
3.    Niedopuszczalne jest:
1)     wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism,
2)    przekazywanie dokumentacji innym osobom i jednostkom organizacyjnym bez wiedzy archiwisty,
3)    nanoszenie na dokumentacji na nośniku papierowym adnotacji i uwag.
4.    Archiwista sprawdza stan dokumentacji przed jej udostępnieniem oraz po jej zwrocie.
5.    W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanej dokumentacji lub stwierdzenia zagubienia wypożyczonej dokumentacji archiwista sporządza protokół,
w którym zamieszcza co najmniej następujące informacje:
1)    datę sporządzenia,
2)    imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła dokumentację,
3)    opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia.
6.    Na podstawie protokołu Rektor Uniwersytetu zarządza postępowanie wyjaśniające.

§ 19

Korzystający zobowiązani są zapoznać się z Regulaminem dla osób korzystających
 z dokumentacji archiwalnej w czytelni Archiwum UWM w Olsztynie, który stanowi załącznik nr 8 do Instrukcji archiwalnej.

Rozdział 6

Wycofywanie dokumentacji ze stanu Archiwum

 

§ 20

1.    W przypadku wznowienia sprawy w jednostce organizacyjnej, której dokumentacja została już przekazana do Archiwum, archiwista na pisemny wniosek kierownika jednostki organizacyjnej wycofuje ją z Archiwum i przekazuje do tej jednostki.
2.    Archiwista odnotowuje informację o wycofaniu teczki wraz z datą w spisie zdawczo-odbiorczym prowadzonym w formie papierowej lub elektronicznej.
3.    Wnioski o wycofywanie dokumentacji przechowywane są w osobnej teczce
w Archiwum.

Rozdział 7

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

 

§ 21

1.    Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje kierownik Archiwum przez regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania.
2.    W wyniku typowania, o którym mowa w ust. 1, Archiwum sporządza spis tej dokumentacji.
3.    Spis podlega zaopiniowaniu przez kierowników jednostek organizacyjnych, których dokumentacja została wytypowana do brakowania.
4.    W wyniku czynności, o której mowa w ust. 3, kierownicy jednostek organizacyjnych mogą wydłużyć czas przechowywania dokumentacji niearchiwalnej po uzgodnieniu tego faktu z kierownikiem Archiwum.

§ 22

Do procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 i 2b ustawy archiwalnej.

§ 23

Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej Archiwum Państwowe w Olsztynie uzna całość lub część tej dokumentacji za materiały archiwalne, Archiwum jest zobowiązane do:
1)    uporządkowania dokumentacji,
2)    do sporządzenia nowego spisu zdawczo-odbiorczego.

§ 24

1.    Po wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej Archiwum odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę wybrakowania oraz numer zgody wydanej przez Archiwum Państwowe w Olsztynie.
2.    Dokumentacja z procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej jest przechowywana przez Archiwum.

Rozdział 8

Sprawozdawczość Archiwum

 

§ 25

1.    Kierownik Archiwum sporządza sprawozdanie roczne z działalności i stanu dokumentacji w Archiwum w terminie wyznaczonym każdorazowo przez Rektora Uniwersytetu.
2.    W sprawozdaniu zamieszcza się co najmniej następujące informacje:
1)    imię i nazwisko kierownika Archiwum,
2)    opis lokalu Archiwum,
3)    ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych jednostek organizacyjnych,
w podziale na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną,
4)    ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz liczbę osób korzystających,
5)    ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej,
6)    inne obszary działalności Archiwum.

 

Spis załączników: