Naukowo o olsztyńskim ratuszu

Zmień rozmiar tekstu

O urzędach i urzędnikach w Polsce przeważnie mówi się źle. Czy zasłużenie? Naukowcy z Katedry Organizacji i Zarządzania UWM uważają, że niesłusznie, a już szczególnie w odniesieniu do olsztyńskiego ratusza.

Kształtowanie kultury organizacyjnej w administracji samorządowej na przykładzie urzędów miast – to temat grantu nr N N115 153239 z Narodowego Centrum Nauki, który realizuje dr Marek Siemiński z Katedry Organizacji i Zarządzania na Wydziale Nauk Ekonomicznych UWM. Do pomocy zaangażował kolegów z katedry – dr. Krzysztofa Krukowskiego i dr. Piotra Szamrowskiego. Niedawno ukazała się ich książka na ten temat.

Badania prowadzili w latach 2011-12. Objęły urzędy miast liczących powyżej 20 tys. mieszkańców. Uzyskali 522 ankiety z 174 jednostek. Dodatkowo badaniami objęli 30 pracowników zajmujących stanowiska kierownicze w olsztyńskim ratuszu. W trakcie badań zidentyfikowali wartości i normy panujące w urzędach, czynniki inicjujące zmiany, przyczyny i przejawy oporu przed zmianami oraz sposoby i skuteczność jego przełamywania. Ekonomiści nazywają to kulturą organizacyjną.

– Budowanie pożądanej kultury jest zadaniem trudnym, wymagającym cierpliwości i konsekwencji, a przede wszystkim znajomości czynników warunkujących organizacyjne systemy wartości oraz wskazujących zakres możliwych przekształceń – wprowadza w temat dr Marek Siemiński.

Kluczowe dla powodzenia działań jest przestrzeganie takich zaleceń jak: trenuj, wspieraj ludzi, dziel się odpowiedzialnością, deleguj zadania, włączaj pracowników w działania, żądaj i dostarczaj informacji zwrotnej, oczekuj czasowego obniżenia poziomu efektywności działania, opór jest naturalny, spodziewaj się go i monitoruj. Prawidłowo przygotowana zmiana powinna przewidywać oraz minimalizować jego negatywne skutki. – Opór to również informacja zwrotna, swoisty zawór bezpieczeństwa – kontynuuje dr Siemiński.

W olsztyńskim urzędzie miejskim można dostrzec wartości i normy powszechnie utożsamiane z organizacjami gospodarczymi, a nie z administracją samorządową. Według ankietowanych urzędników kluczową wartością jest szacunek dla klienta, następnie wiara we własne umiejętności, zadowolenie klienta, ambicja, adaptacyjność, zaangażowanie i umiejętność ustalania celów. Oczywiście, elementy etosu urzędniczego w dalszym ciągu występują i są ważne, czyli: odpowiedzialność, punktualność i etyka postępowania.

W Urzędzie Miasta Olsztyn poczyniono wiele dla „urynkowienia” postaw urzędników. Tymczasem w próbie ogólnopolskiej najważniejsze wartości urzędnicze to: punktualność, etyka postępowania, poszanowanie dla środowiska naturalnego oraz wysoka kultura osobista. Również i tutaj można już dostrzec pierwsze oznaki zmian: m.in. chęć poszerzania wiedzy, gospodarność czy profesjonalizm.

Respondenci w Olsztynie jako główną przyczynę zmian wskazali wprowadzenie informatycznych systemów wspomagania zarządzania. Inne przyczyny to zmiana przepisów, zmiana wizji działania ratusza po wyborach samorządowych, czy też wdrożenie systemów normowana jakości pracy.

– Można wysnuć wniosek, że proces formowania podwalin zarządzania publicznego w Olsztynie już się rozpoczął. Podjęte działania to odchodzenie od modelu „tradycyjnego urzędnika”, który tylko wykonuje polecenia, w kierunku osoby kreatywnej, samodzielnej i nie mającej obaw w wyrażaniu swoich opinii – ocenia dr Siemiński.

W urzędach w Polsce można dostrzec podobne zależności, chociaż najczęściej podejmowano próbę wdrożenia takich wartości, jak: autonomia w działaniu, duma z pracy w urzędzie, swoboda w wyrażaniu swojej opinii, umiejętność pracy zespołowej, wysoka kultura osobista.

Wdrażanie niemal każdej zmiany związane jest z oporem organizacyjnym. W olsztyńskim urzędzie też był opór. Respondenci byli jednomyślni wskazując jego przyczyny. Różnili się w ocenie jego siły. Średnia intensywność oporu przed zmianami w Urzędzie Miasta Olsztyn była jednak niższa niż w próbie ogólnopolskiej. Najważniejszymi powodami oporu w Olsztynie były: obawa przed utratą pracy lub posiadanej w niej pozycji i błędy w procesie wdrażania zmian. Opór najczęściej przyjmował formę doszukiwania się problemów, kontestowania sensu zmian, braku zaangażowania w pracę oraz działań na przeczekanie. W badaniach ogólnopolskich wskazano jako główne czynniki oporu obawę przed nieznanym i niechęć do zmian oraz przywiązanie do obecnych rozwiązań. Wyniki przeprowadzonych w Olsztynie badań wskazują, że receptą na sukces w przełamywaniu oporu organizacyjnego jest konsekwencja w działaniu, połączona ze wzmocnionym transferem wiedzy i nowych umiejętności oraz permanentne angażowanie pracowników w działania.

Wyniki badań wskazują, że urynkowienie wartości obowiązujących w Urzędzie Miasta Olsztyn postępuje, chociaż nie jest to proces łatwy i szybki. Jednym z głównych czynników inicjujących zmiany były starania o dofinansowanie inwestycji miejskich środkami europejskimi. Zmiana kultury organizacyjnej w żadnym z badanych urzędów nie była samoistna.

Kultura olsztyńskiego urzędu na tle wyników ogólnopolskich wypada zdecydowanie korzystniej. Wartości prorynkowe odgrywają w nim ważniejszą rolę. Być może jest to jeden z powodów tak efektywnego pozyskiwania środków europejskich.

– Proces urynkowienia postaw w polskich urzędach miast został zapoczątkowany. Przykład Olsztyna pokazuje, że zmiany te przynoszą wymierne korzyści: lepszą, bardziej kompetentną obsługę interesantów, ale również efektywniejsze pozyskiwanie wszelkich źródeł finansowania miejskich inwestycji, podnoszących jakość życia mieszkańców – podsumowuje dr Siemiński.

Lech Kryszałowicz

w kategorii