Zapytanie ofertowe – audyty zewnętrzne 4 projektów

 

Olsztyn, dn. 22.03.2018 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

Szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza 30 000 euro. Do niniejszego postępowania ofertowego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny.

 

I.  Nazwa i adres Zamawiającego

UNIWERSYTET WARMIŃSKO – MAZURSKI W OLSZTYNIE

Centrum Innowacji i Transferu Technologii

ul. Prawocheńskiego 9, 10 – 720 Olsztyn

Tel. 089/524 52 53, Fax : 089 / 524 52 60

 

II. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi przeprowadzenia audytów 4 projektów pn.: „Budowa laboratorium analiz i zagrożeń biologicznych i opracowanie metod bioasekuracji w hodowli zwierząt, przemyśle paszowym i przemyśle spożywczym”, „Zakup sprzętu aparaturowego na potrzeby realizacji badań w zakresie cieplno – wilgotnościowej ochrony budowli”, „Zakup specjalistycznej aparatury naukowo – badawczej dla potrzeb realizacji analiz strukturalnych i projektowania materiałów budowlanych”, „Wyposażenie w sprzęt aparaturowy Laboratorium Innowacyjnych Metod Badawczych i Technologii Budownictwa” będących w okresie trwałości, realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś Priorytetowa 1 „Przedsiębiorczość”, Działanie 1.1 „Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw” Poddziałanie 1.1.3 Inwestycje infrastrukturalne tworzące powiązania kooperacyjne pomiędzy jednostkami naukowymi i badawczo – rozwojowymi  a przedsiębiorstwami oraz Poddziałanie 1.1.1 Inwestycje w infrastrukturę badawczą instytucji B+RT oraz specjalistyczne ośrodki kompetencji technologicznych.

Głównym celem audytu jest uzyskanie, przez podmiot przeprowadzający audyt, dowodów pozwalających na jednoznaczną ocenę, czy realizacja projektu przebiegała zgodnie z umową

o dofinansowanie, wnioskiem o dofinansowanie oraz z przepisami prawa. Przeprowadzony audyt ma doprowadzić do potwierdzenia, że wydatki poniesione w ramach projektu były kwalifikowalne/niekwalifikowalne, a realizacja projektu przebiegała zgodnie z zawartą umową
o dofinansowanie oraz do wydania opinii w tym zakresie.

Audyt zewnętrzny powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy  o dofinansowanie. Podczas audytu powinny zostać zweryfikowane poniesione wydatki, pozwalające wykonawcy audytu zewnętrznego wydać wiążącą opinię i sporządzić raport w tym zakresie.

Audyty powinny być przeprowadzone zgodnie z Wytycznymi dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013.

 

WAŻNE!

Zgodnie z ww. Wytycznymi Wykonawca audytu zewnętrznego przeprowadzającego audyt po poniesieniu 50% wydatków całkowitej wartości projektu nie może być tożsamy z wykonawcą audytu przeprowadzającego audyt przed zakończeniem okresu trwałości projektu.

 

Poszczególne audyty obejmują okres od dnia rozpoczęcia realizacji danego projektu do dnia rozpoczęcia audytu zewnętrznego.

1. Projekt pn. Budowa laboratorium analiz i zagrożeń biologicznych i opracowanie metod bioasekuracji w hodowli zwierząt, przemyśle paszowym i przemyśle spożywczym

Całkowita wartość projektu: 1 185 452,45 zł
Kwota wydatków kwalifikowanych: 1 073 552,45 zł
Kwota dofinansowania: 912 519,57 zł
Okres, którego dotyczy audyt: 06.05.2011 r. – do dnia przeprowadzenia audytu

2. Projekt pn. Zakup sprzętu aparaturowego na potrzeby realizacji badań w zakresie cieplno – wilgotnościowej ochrony budowli

Całkowita wartość projektu: 3 756 003,14 zł
Kwota wydatków kwalifikowanych: 3 756 003,14 zł
Kwota dofinansowania: 3 192 602,66 zł
Okres, którego dotyczy audyt: 28.03.2011 r.– do dnia przeprowadzenia audytu

3. Projekt pn. Zakup specjalistycznej aparatury naukowo – badawczej dla potrzeb realizacji analiz strukturalnych i projektowania materiałów budowlanych

Całkowita wartość projektu: 3 893 806,77 zł
Kwota wydatków kwalifikowanych: 3 868 915,26 zł
Kwota dofinansowania: 3 288 577,96 zł
Okres, którego dotyczy audyt: 28.03.2011 r. – do dnia przeprowadzenia audytu

4. Projekt pn. Wyposażenie w sprzęt aparaturowy Laboratorium Innowacyjnych Metod Badawczych i Technologii Budownictwa

Całkowita wartość projektu: 2 229 670,89 zł
Kwota wydatków kwalifikowanych: 2 229 670,89 zł
Kwota dofinansowania: 1 895 220,25 zł
Okres, którego dotyczy audyt: 28.03.2011 r. – do dnia przeprowadzenia audytu

 

III. Audyt zewnętrzny powinien obejmować następujące obszary:

1. Gotowość organizacyjna Beneficjenta obejmuje m.in.:

1.1.  ocenę wielkości i przygotowania kadr;

1.2. identyfikację zadań wrażliwych (przede wszystkim dokonywanie wyboru wykonawców/dostawców, zawieranie umów, odbiór robót, dostaw i usług, zatwierdzanie faktur do wypłaty, dokonywanie płatności, księgowanie operacji finansowych);

1.3.  ocenę podziału zadań w projekcie, w tym rozdziału kluczowych funkcji;

1.4.  sprawdzenie istnienia i jakości pisemnych procedur postępowania oraz wzorów dokumentów.

2.   Audyt zgodności projektu w zakresie finansowym obejmuje m.in.:

2.1.  sprawdzenie, czy opracowane przez Beneficjenta procedury zarządzania środkami finansowymi zapewniają rzetelną i terminową realizację i dokumentowanie operacji;

2.2.  sprawdzenie, czy procedury wewnętrzne Beneficjenta gwarantują rzetelność wniosków  o płatność oraz ich zgodność z dokumentami źródłowymi, ewidencją księgową;

2.3.  badanie poprawności księgowania (zgodność z zakładowym planem kont, oraz z zapisami w ewidencji księgowej oraz treścią dokumentów źródłowych, posiadanie wyodrębnionej ewidencji księgowej);

2.4.  sprawdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektu i wniosków o płatność z wnioskiem i umową o dofinansowanie;

2.5.  ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych wydatków (faktycznie poniesione, zasadne, celowe, oszczędne, zgodne z zapisami w dokumentacji projektowej, w terminie realizacji projektu, nieodbiegające od cen w regionie, przekazane na rachunki wykonawców wskazane w umowach);

2.6.  kontrolę formalną faktur i ich zgodność z zapisami umów z wykonawcami;

2.7.  sprawdzenie zapewnienie przez Beneficjenta wkładu własnego;

2.8.  weryfikowanie kwalifikowalności poniesionych wydatków (na reprezentatywnej próbie oryginałów dokumentów księgowych wykazujących ich poniesienie);

2.9.  sprawdzenie sposobu dokumentowania wydatków (opis dokumentów księgowych);

2.10. badanie zgodności kwot wynikających z zestawienia dokumentów rozliczeniowych z zapisami księgowymi,

2.11.  kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223), w części dotyczącej audytowanego projektu,

2.12. sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków, ewidencja przychodów dla projektu zgodnie z zasadami określonymi dla programu operacyjnego,

2.13. sprawdzenie statusu podatkowego Beneficjenta,

2.14.  sprawdzenie kwalifikowalności podatku VAT poprzez zbadanie stanu faktycznego z pisemną interpretacją przepisów prawa podatkowego stwierdzającą możliwość odzyskania podatku VAT w zakresie realizowanego projektu z właściwego Urzędu Skarbowego (w przypadku, gdy Beneficjent zadeklarował, iż nie może odzyskać podatku VAT, w związku z czym podatek VAT został uznany za koszt kwalifikowalny),

2.15.  ocenę zakładanej wysokość kwalifikowalności podatku VAT (przypadku, gdy Beneficjent zadeklarował, iż tylko część podatku VAT może odzyskać, w związku z czym koszt został uznany za częściowo kwalifikowalny),

2.16.  sprawdzenie utrzymywania przez Beneficjenta odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem.

3.  Audyt zgodności realizacji projektu odbywa się poprzez:

3.1.  sprawdzenie zgodności realizacji projektu z przepisami prawa (m.in. prawo budowlane, ochrona środowiska, przepisy o rachunkowości oraz o finansach publicznych, prawo zamówień publicznych);

3.2. ocenę zgodności realizacji projektu z dokumentami programowymi przekazanymi przez Zamawiającego;

3.3.  sprawdzenie zgodności realizacji projektu z wnioskiem i umową o dofinansowanie;

3.4. sprawdzenie poprawności udzielenia zamówień publicznych obejmująca w szczególności sprawdzenie, czy Beneficjent prawidłowo stosował Ustawę Prawo Zamówień Publicznych;

3.5. potwierdzenie zgodności zakresu umów zawartych z wykonawcami z dokumentacja projektową (wniosek o dofinansowanie z załącznikami);

3.6.  sprawdzenie planowanego sposobu monitorowania osiągania celów projektu;

3.7.  potwierdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu ze stanem faktycznym tj. m.in. weryfikacja zgodności danych przekazywanych we wniosku/wnioskach o płatność  w części dotyczącej postępu rzeczowego i postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu, utrzymanie zatrudnienia;

3.8. sprawdzenie, czy cele projektu zostały zrealizowane i czy osiągnięto zakładany na dany okres poziom wskaźników;

3.9. sprawdzenie, czy Beneficjent wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte;

3.10. sprawdzenie, czy została zagwarantowana trwałość projektu (dotyczy audytu zewnętrznego realizowanego przed zakończeniem okresu trwałości).

4.  Wizyta na miejscu realizacji projektu dotyczy m.in.:

4.1. w przypadku audytu projektu inwestycyjnego sprawdzenie czy zrealizowana inwestycja jest zgodna z wnioskiem i umową o dofinansowanie, dokumentacją powykonawczą, protokołami odbioru robót, protokołami odbioru zakupionego sprzętu;

4.2.  w przypadku audytu projektu o charakterze niematerialnym sprawdzenie zgodności realizacji działań z wnioskiem i umową o dofinansowanie;

4.3.  potwierdzenia prawidłowości prowadzenia działań promocyjnych i informacyjnych.

5.   Audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji dotyczy m.in.:

5.1.  sprawdzenia czy wprowadzono mechanizmy zapewniające właściwy obieg i sposób archiwizowania wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu;

5.2.  sprawdzenia czy wprowadzone mechanizmy (w postaci wewnętrznych regulacji) są zgodne z wnioskiem i umową o dofinansowanie.

6.    Audyt zgodności projektu z politykami wspólnotowymi dotyczy:

6.1.  polityki równości szans i niedyskryminacji;

6.2. polityki społeczeństwa informacyjnego (w tym rozwój nowoczesnych technologii informacyjnych i komunikacyjnych).

6.3. polityki ochrony środowiska (przede wszystkim zgodność z prawem krajowym i wspólnotowym w tym zakresie, poprawa jakości środowiska np. poprzez zmniejszenie emisji gazów, wpływ na obszary sieci Natura 2000, poprawa efektywności energetycznej poprzez wykorzystanie odnawialnych źródeł energii).

7.   Audyt w zakresie zasad informacji i promocji obejmuje:

7.1. potwierdzenie wywiązania się przez Beneficjenta z obowiązku prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych.

8.  Wykonawca po przeprowadzonym audycie, zobowiązany jest do przekazania raportu zawierającego następujące elementy:

8.1. podstawowe informacje o Beneficjencie i realizowanym przez niego projekcie (nazwa, adres, NIP Beneficjenta, numer i tytuł projektu, numer i tytuł umowy o dofinansowanie projektu oraz ewentualnych aneksów, całkowitą wartość projektu w tym całkowitą wartość wydatków kwalifikowalnych, poziom procentowy i kwotę dofinansowania);

8.2.  imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w zadaniu audytowym;

8.3. termin, w którym prowadzono audyt;

8.4. okres objęty audytem;

8.5. cele oraz zakres podmiotowy i przedmiotowy audytu;

8.6. podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania audytu;

8.7. informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego. Minimalny poziom ufności dla postępowania audytowego to 95%;

8.8. ustalenie stanu faktycznego;

8.9. określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień;

8.10. miejsce i datę sporządzenia oraz podpisania raportu z audytu.

 

Wszystkie strony raportu z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.

 

 IV. Kwalifikacje wykonawcy audytu zewnętrznego:

1)   O udzielenie zlecenia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają niezbędne kwalifikacje i doświadczenie lub/i dysponują osobami zdolnymi do wykonania zlecenia.

2)   Przez wykonawców o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu należy rozumieć podmioty posiadające:

a) udokumentowane kwalifikacje,

b) udokumentowane doświadczenie:

- w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych,

- związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,

- w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego.

3) Wykonawca ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zobligowany jest do złożenia:

a) wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania w okresie ostatnich 3 lat, zgodnego ze wzorem określonym w załączniku nr 3,

b) wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia, zgodnego ze wzorem określonym w załączniku nr 4

c) potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.

4) Powyższe dokumenty powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia.

5) Mając na uwadze poprawność i kompleksowość audytu należy mieć na uwadze, że jednym z członków zespołu audytowego powinna być osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.

6) Wykonawca audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu muszą spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Beneficjenta. Pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w niniejszych Wytycznych składa zarówno wykonawca audytu zewnętrznego jak i osoby przeprowadzające audyt (Załącznik nr 1 do Wytycznych).

 

V. Termin wykonania zamówienia

1.  Termin realizacji zamówienia dla poszczególnych projektów:

1.1 Budowa laboratorium analiz i zagrożeń biologicznych i opracowanie metod bioasekuracji w hodowli zwierząt, przemyśle paszowym i przemyśle spożywczym od 11 do 22.06.2018 r.;

1.2 Zakup sprzętu aparaturowego na potrzeby realizacji badań w zakresie cieplno – wilgotnościowej ochrony budowli od 10 do 24.09.2018 r.;

1.3 Zakup specjalistycznej aparatury naukowo – badawczej dla potrzeb realizacji analiz strukturalnych i projektowania materiałów budowlanych od 10 do 24.09.2018 r.;

1.4 Wyposażenie w sprzęt aparaturowy Laboratorium Innowacyjnych Metod Badawczych i Technologii Budownictwa od 3 do 14.12.2018 r.

 

2. Wskazane terminy obejmują przeprowadzenie audytu oraz przygotowanie raportu i opinii oraz dostarczenie ich do siedziby Zamawiającego.

 

VI.    Opis sposobu przygotowania ofert

1.    Oferta winna być sporządzona na określonym przez zamawiającego formularzu ofertowym.

2.    Oferta winna być sporządzona w języku polskim, napisana na komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką.

3.    Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji wykonawcy określoną w rejestrze handlowym lub innym dokumencie rejestrowym, właściwym dla formy organizacyjnej wykonawcy.

4. Zamawiający dopuszcza złożenie przez każdego Oferenta tylko jednej oferty i wyłącznie na wzorze stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

 

VII.  Miejsce oraz termin składania ofert

1. Ofertę należy przesłać do dnia: 29.03.2018 r. na adres :

Uniwersytet Warmińsko – Mazurski w Olsztynie

Centrum Innowacji i Transferu Technologii

ul. Prawocheńskiego 9, 10 – 720 Olsztyn

Tel. 089/524 52 53

Fax : 089/524 52 60

 

lub w formie elektronicznej na adres: ciitt@uwm.edu.pl

W temacie wiadomości należy wpisać: Zapytanie ofertowe – audyty zewnętrzne 4 projektów

2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

3. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dot. treści złożonych ofert.

 

VIII. Opis sposobu obliczenia ceny oferty

1.  Wykonawca określi cenę zamówienia w PLN cyfrowo i słownie uwzględniając należny podatek VAT. Cenę zamówienia należy określić w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.

2.  Cena podana przez Wykonawcę dotyczy przeprowadzenia audytów wszystkich wskazanych 4 projektów i musi zawierać wszystkie koszty wykonania przedmiotu zamówienia oraz ewentualne upusty oferowane przez Wykonawcę.

3.  Wszystkie ceny określone przez Wykonawcę zostaną ustalone na okres ważności umowy i nie będą podlegały zmianom.

 

IX. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty

1. Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

- Cena – 80 pkt.

- Doświadczenie:

a)    Od 1 do 5 audytów zewnętrznych – 5 pkt

b)   6-10 audytów zewnętrznych – 10 pkt

c)    11-15 audytów zewnętrznych – 15 pkt

d)   16 i więcej audytów zewnętrznych – 20 pkt.

2. Wykonawca wskazuje w Formularzu ofertowym (zał. 1) doświadczenie, jakie posiada wskazując na liczbę wykonanych w okresie ostatnich 3 lat audytów zewnętrznych.

3. Maksymalną liczbę punktów (100) otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą całkowitą cenę za realizację zamówienia i wykaże największą liczbę zrealizowanych audytów w okresie ostatnich 3 lat.

 

X. Informacje o formalnościach, jakie zostaną dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego

1. Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży ofertę najkorzystniejszą z punktu widzenia kryteriów przyjętych w zapytaniu.

2. Zamawiający zawiadomi Wykonawcę, którego oferta została wybrana, o planowanym terminie i miejscu podpisania umowy.

3. Zamawiający zastrzega sobie:

- prawo do swobodnego kopiowania raportu i opinii,

- przeniesienie majątkowych praw autorskich na Zamawiającego.

 

XI.    Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami

Osobą uprawnioną do bezpośredniego kontaktowania się z wykonawcami jest: Pani Weronika Turolska, tel. 89/ 523 41 60, fax. 89/ 523-49-00, e-mail: weronika.turolska@uwm.edu.pl

 

Załączniki:

Załącznik nr 1 formularz ofertowy

Załącznik nr 2 Wzór Umowy z Wykonawcą

Załącznik nr 3 Wykaz przeprowadzonych audytów w okresie ostatnich 3 lat – 22.03.2018

Załącznik nr 4 Wykaz osób uczestniczących w audycie – 22.03.2018

Zał. 2 do Umowy – Oświadczenie o bezstronności

Zał. 3 do Umowy – Sposób i zakres audytu oraz raportu